De beste tijd om over te stappen naar een nieuw POS-systeem is tijdens een rustige periode in je restaurant, zoals de maanden na de feestdagen of een vaste sluitingsweek. In die periodes heb je de ruimte om het systeem rustig in te richten, je personeel te trainen en eventuele kinderziektes op te lossen zonder dat het ten koste gaat van je dagelijkse omzet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het wisselen van kassasysteem, zodat je goed voorbereid de stap kunt zetten.
Wanneer is het de juiste tijd om van POS-systeem te wisselen?
De juiste tijd om van POS-systeem te wisselen is wanneer je dagelijkse bedrijfsvoering minder druk is en je personeel beschikbaar is voor training. Voor afhaal- en bezorgrestaurants valt dit vaak in januari of februari, direct na de drukke feestdagenperiode, of tijdens een geplande sluitingsweek. Op die momenten is de impact op je omzet het kleinst en heb je de mentale ruimte om de overstap zorgvuldig te begeleiden.
Naast het seizoen spelen ook andere signalen een rol bij de beslissing om te wisselen. Merk je dat je huidige kassasysteem trager wordt, geen koppelingen ondersteunt met platforms zoals Thuisbezorgd of UberEats, of dat je steeds meer tijd kwijt bent aan het handmatig invoeren van bestellingen? Dan is dat een duidelijk teken dat je systeem je groei belemmert. Een nieuw systeem hoef je niet te zien als een last, maar als een investering die je dagelijks werk een stuk eenvoudiger maakt.
Houd ook rekening met de planning van je leverancier. Goede aanbieders zijn in rustige periodes beter bereikbaar voor begeleiding en ondersteuning tijdens de implementatie. Dat maakt een rustige periode dubbel waardevol: minder klanten Ên meer aandacht van je nieuwe partner.
Wat zijn de risico’s van overstappen tijdens een drukke periode?
Overstappen naar een nieuw kassasysteem tijdens een drukke periode brengt aanzienlijke risico’s met zich mee. De kans op fouten in bestellingen neemt toe, je personeel heeft minder tijd om het nieuwe systeem te leren kennen, en technische problemen kunnen direct leiden tot omzetverlies en gefrustreerde klanten. Juist in de horeca, waar snelheid en nauwkeurigheid bepalend zijn, kan een onhandige implementatie grote gevolgen hebben.
Concreet kun je tijdens een drukke periode te maken krijgen met:
- Langere wachttijden doordat medewerkers het systeem nog niet goed kennen
- Fouten in bestellingen die leiden tot klachten en retouren
- Minder tijd voor probleemoplossing als er technische storingen zijn
- Hogere werkdruk voor het personeel, wat ten koste gaat van de service
- Minder aandacht van de leverancier als ook andere restaurants tegelijk overstappen
Een mislukte overstap tijdens een topmoment kan niet alleen omzet kosten, maar ook klantvertrouwen schaden. Het is dan ook verstandig om de implementatie bewust te plannen op een moment dat je die risico’s kunt opvangen.
Hoe lang duurt de implementatie van een nieuw POS-systeem?
De implementatie van een nieuw POS-systeem duurt gemiddeld tussen de ÊÊn en twee weken, afhankelijk van de complexiteit van je restaurant en het aantal koppelingen dat je nodig hebt. Een eenvoudige opzet voor ÊÊn locatie kan al binnen enkele dagen operationeel zijn, terwijl restaurants met meerdere vestigingen of uitgebreide integraties meer tijd nodig hebben.
De implementatietijd bestaat doorgaans uit een aantal fasen:
- Inrichting van het systeem: Het invoeren van je menu, prijzen, bezorgzones en openingstijden
- Koppelingen instellen: Het verbinden van externe platforms zoals Thuisbezorgd en UberEats
- Training van personeel: Medewerkers vertrouwd maken met de nieuwe interface en werkwijze
- Testfase: Het systeem testen met proefbestellingen voordat je live gaat
- Live gaan en nazorg: De eerste dagen na de lancering nauwlettend volgen en bijsturen waar nodig
Door de implementatie te starten in een rustige periode heb je de tijd om elke fase zorgvuldig te doorlopen. Zo ga je live met een systeem dat volledig is ingericht op jouw situatie, in plaats van dat je dat onder druk doet terwijl de bestellingen binnenstromen.
Wat moet je regelen voordat je overstapt naar een nieuw kassasysteem?
Voordat je overstapt naar een nieuw kassasysteem, moet je een aantal zaken op orde hebben: een volledig en actueel menu, inzicht in je huidige koppelingen met externe platforms, een back-up van klantgegevens en een duidelijke afspraak met je nieuwe leverancier over de overdracht. Wie dit vooraf goed regelt, voorkomt onnodige vertraging tijdens de implementatie.
Een handige checklist voor de voorbereiding:
- Exporteer je huidige menukaart, inclusief prijzen, varianten en allergeneninformatie
- Zet een lijst op van alle platforms en koppelingen die je nu gebruikt
- Maak een back-up van je klantgegevens als je die wilt meenemen naar het nieuwe systeem
- Informeer je personeel tijdig over de aanstaande overstap en plan trainingsmomenten in
- Controleer of je huidige contract of abonnement een opzegtermijn heeft
- Stel vast wie binnen je team het aanspreekpunt is tijdens de implementatie
Hoe meer je vooraf regelt, hoe soepeler de overstap verloopt. Een goede leverancier helpt je door dit proces heen en geeft aan wat er precies nodig is. Vraag bij twijfel altijd om een duidelijk implementatieplan voordat je akkoord gaat.
Hoeveel kost het overstappen naar een nieuw POS-systeem?
De kosten voor het overstappen naar een nieuw POS-systeem variÃĢren sterk, maar voor afhaal- en bezorgrestaurants zijn er tegenwoordig complete oplossingen beschikbaar vanaf circa âŦ35 per maand, inclusief bestelsite, app en kassasysteem. Eenmalige installatiekosten, hardware en eventuele migratiekosten kunnen hier bovenop komen, afhankelijk van de aanbieder en de situatie van je restaurant.
Bij het vergelijken van kosten is het belangrijk om verder te kijken dan het maandelijkse abonnementsbedrag. Denk aan:
- Eenmalige installatiekosten: Sommige aanbieders rekenen een bedrag voor de initiÃĢle inrichting
- Hardware: Heb je nieuwe tablets, printers of een kassalade nodig?
- Commissiekosten: Betaal je per bestelling, of is alles inbegrepen in het abonnement?
- Verborgen kosten: Denk aan kosten voor extra koppelingen, updates of klantenservice
- Opzegtermijn huidig systeem: Mogelijk betaal je nog een periode dubbel
Veel restaurants die overstappen van dure externe platforms naar een eigen bestelomgeving, verdienen de investering snel terug. Door minder commissie te betalen aan derden en meer directe bestellingen te ontvangen, stijgt de marge per bestelling aanzienlijk. De overstap is dus niet alleen een kostenpost, maar ook een kans om structureel meer te verdienen.
Hoe Appsmen POS je helpt bij het overstappen
Overstappen naar een nieuw kassasysteem hoeft niet ingewikkeld te zijn als je de juiste partner kiest. Appsmen POS is een complete oplossing voor afhaal- en bezorgrestaurants die alle bestellingen centraliseert in ÊÊn overzicht, van je eigen webshop en app tot orders van Thuisbezorgd en UberEats. Zo voorkom je dubbel werk en houd je altijd grip op je omzet.
Wat je krijgt met ons systeem:
- Alle bestellingen van meerdere kanalen in ÊÊn centraal dashboard
- Helder omzetoverzicht per dag, week, maand of jaar, uitgesplitst per kanaal
- Beheer van openingstijden, bezorgzones, prijzen en acties vanuit ÊÊn plek
- Een eigen bestelsite en app, zodat je minder afhankelijk bent van externe platforms
- Een persoonlijke accountmanager die je begeleidt en maandelijks rapporteert
- 24/7 bereikbaarheid, ook als er tijdens de implementatie iets misgaat
Wil je weten hoe een overstap naar Appsmen POS eruitziet voor jouw restaurant? Plan een gratis demo en we laten je zien wat het systeem voor je kan betekenen.
Gerelateerde artikelen
- Hoe beveilig je een POS-systeem tegen fraude en datalekken?
- Hoe bewaar ik kassagegevens volgens de wettelijke bewaarplicht?
- Wat kan ik doen zodat fouten bij het afrekenen minder vaak voorkomen?
- Hoe voorkom ik dat klanten een verkeerde bestelling krijgen?
- Hoe voorkom ik dat een verkeerd doorgegeven bestelling mij geld kost?
