Bij het vergelijken van POS-aanbieders let je op functies die aansluiten bij jouw werkwijze, de totale kosten inclusief verborgen kosten, de beschikbare koppelingen met bezorgplatformen en de kwaliteit van de klantenservice. Voor afhaal- en bezorgrestaurants zijn dit de vier pijlers waarop je elke aanbieder beoordeelt.

De juiste keuze hangt af van hoe jij werkt: hoeveel verkoopkanalen je gebruikt, hoe technisch onderlegd je team is en hoe snel je wilt opschalen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom het vergelijken van kassasystemen, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.

Welke functies zijn onmisbaar in een POS-systeem voor bezorgrestaurants?

Een goed POS-systeem voor bezorgrestaurants verwerkt orders uit meerdere kanalen op één plek, beheert bezorgzones en openingstijden, verwerkt telefonische bestellingen en geeft inzicht in omzet per kanaal. Zonder deze functies verlies je tijd aan handmatig invoeren en mis je overzicht over je bedrijfsvoering.

Voor afhaalrestaurants en bezorgzaken zijn dit de functies waar je op moet letten:

• Centraal orderbeheer: orders van je eigen webshop, bestelapp én externe platforms komen binnen in één dashboard
• Beheer van bezorgzones en prijzen: stel per zone andere tarieven en minimumbedragen in
• Openingstijden en pauzes: stel automatisch in wanneer je beschikbaar bent voor bestellingen
• Acties en kortingen: maak promoties aan die automatisch worden toegepast bij het afrekenen
• Omzetrapportage per kanaal: zie precies wat je verdient via je eigen kanalen versus externe platforms
• Klantendatabase: sla klantgegevens op en gebruik ze voor gerichte communicatie

Vergelijk je kassasystemen, controleer dan of deze functies standaard inbegrepen zijn of als betaalde extra’s worden aangeboden. Dat maakt een groot verschil in de uiteindelijke prijs.

Hoe vergelijk je de kosten van verschillende POS-aanbieders?

Bij het vergelijken van POS-aanbieders kijk je niet alleen naar het maandbedrag, maar ook naar installatiekosten, kosten per transactie, kosten voor extra gebruikers of locaties en de prijs van koppelingen met externe platforms. De totale maandelijkse kosten liggen vaak hoger dan het basisbedrag suggereert.

Zet de volgende kostenposten naast elkaar voor elke aanbieder:

1. Maandelijks abonnement: wat is het basisbedrag en wat is daarin inbegrepen?
2. Eenmalige installatiekosten: rekent de aanbieder opstartkosten of hardware apart aan?
3. Transactiekosten: betaal je per order of per betaling een percentage?
4. Kosten voor integraties: zijn koppelingen met Thuisbezorgd of Uber Eats inbegrepen of kosten ze extra?
5. Kosten bij groei: wat betaal je als je een tweede locatie opent of meer gebruikers toevoegt?

Een aanbieder met een laag maandbedrag maar hoge transactiekosten kan op jaarbasis veel duurder uitpakken dan een aanbieder met een vast all-in tarief. Bereken altijd de totale kosten op basis van jouw werkelijke ordervolume.

Wat zijn de verschillen tussen een cloudgebaseerd en een lokaal POS-systeem?

Een cloudgebaseerd POS-systeem slaat gegevens op via internet en is toegankelijk vanaf elk apparaat, terwijl een lokaal systeem draait op hardware ter plaatse en niet afhankelijk is van een internetverbinding. Voor bezorgrestaurants biedt een cloudoplossing in de meeste gevallen meer flexibiliteit en lagere onderhoudskosten.

Voordelen van een cloudgebaseerd systeem

Met een cloudgebaseerd kassasysteem beheer je je restaurant op afstand: je past je menu aan, bekijkt omzetcijfers en wijzigt openingstijden vanuit elke locatie. Updates worden automatisch doorgevoerd en je hebt geen IT-afdeling nodig voor onderhoud. Voor ondernemers met meerdere vestigingen is dit een groot praktisch voordeel.

Wanneer kies je voor een lokaal systeem?

Een lokaal systeem werkt ook zonder internetverbinding, wat een voordeel kan zijn op locaties met een onstabiele verbinding. Nadeel is dat updates handmatig moeten worden uitgevoerd en dat beheer op afstand lastiger is. De aanschafkosten liggen doorgaans hoger en je bent afhankelijker van de aanbieder voor technisch onderhoud.

Voor de meeste afhaal- en bezorgrestaurants in Nederland is een cloudgebaseerd systeem de meest praktische keuze, zeker als je actief bent op meerdere verkoopkanalen.

Welke koppelingen met bezorgplatformen moet een POS-systeem ondersteunen?

Een POS-systeem voor bezorgrestaurants moet minimaal koppelingen ondersteunen met Thuisbezorgd en Uber Eats, de twee grootste bezorgplatformen in Nederland. Hoe meer kanalen het systeem integreert, hoe minder handmatig werk je hebt en hoe kleiner de kans op fouten bij het verwerken van bestellingen.

Controleer bij het vergelijken van kassasystemen de volgende integratiemogelijkheden:

• Thuisbezorgd: orders komen automatisch binnen in het POS-systeem zonder handmatig overtypen
• Uber Eats: dezelfde automatische verwerking als bij Thuisbezorgd
• Eigen webshop en bestelapp: orders van je eigen kanalen worden op dezelfde manier verwerkt
• Telefoonbestellingen: de mogelijkheid om ook telefonische orders direct in het systeem in te voeren

Vraag bij elke aanbieder of koppelingen bidirectioneel werken: betekent dit dat een menuwijziging in het POS-systeem automatisch wordt doorgevoerd op alle platforms? Dat bespaart veel tijd en voorkomt inconsistenties in je aanbod.

Hoe beoordeel je de klantenservice en technische ondersteuning van een POS-aanbieder?

Je beoordeelt de klantenservice van een POS-aanbieder op bereikbaarheid, reactiesnelheid en de manier van ondersteuning. Voor horecaondernemers is het belangrijk dat je ook buiten kantooruren geholpen wordt, omdat problemen met je kassasysteem direct invloed hebben op je omzet.

Let op deze punten bij het vergelijken van POS-aanbieders:

• Bereikbaarheid: is de klantenservice 24/7 beschikbaar of alleen op werkdagen?
• Contactmogelijkheden: kun je bellen, chatten en mailen, of alleen via een ticketsysteem?
• Reactiesnelheid: wat is de gemiddelde wachttijd bij een storing?
• Vaste contactpersoon: heb je een accountmanager die jouw situatie kent en proactief meedenkt?
• Onboardingondersteuning: helpt de aanbieder je bij de overstap en de eerste inrichting van het systeem?

Lees beoordelingen van andere horecaondernemers en vraag bij voorkeur om referenties. Goede technische ondersteuning is op de lange termijn net zo waardevol als de functies van het systeem zelf.

Wanneer is het juiste moment om van POS-aanbieder te wisselen?

Het juiste moment om van POS-aanbieder te wisselen is wanneer je huidige systeem je groei belemmert, te veel handmatig werk vereist, hoge kosten heeft die niet in verhouding staan tot de waarde, of onvoldoende koppelingen biedt met de platformen waarop je actief bent.

Concrete signalen dat het tijd is voor een overstap:

• Je verwerkt orders handmatig van meerdere platforms naast elkaar
• Je mist inzicht in je omzet per verkoopkanaal
• Je betaalt hoge commissies aan externe platforms zonder eigen klantgegevens op te bouwen
• Je klantenservice is moeilijk bereikbaar of reageert traag bij problemen
• Je systeem schaalt niet mee als je een tweede locatie opent

Plan een overstap bij voorkeur buiten je drukste periodes, zodat je voldoende tijd hebt voor de inrichting en het testen van het nieuwe systeem. Controleer ook of je huidige contract een opzegtermijn heeft en wanneer die ingaat.

Hoe Appsmen helpt bij het kiezen van het juiste kassasysteem

Ons POS-systeem is gebouwd voor afhaal- en bezorgrestaurants die grip willen houden op hun bestellingen, kosten en klantgegevens. Concreet biedt Appsmen POS het volgende:

• Alle orders uit je eigen webshop, bestelapp, Thuisbezorgd en Uber Eats in één overzicht
• Beheer van bezorgzones, openingstijden, prijzen en acties vanuit één systeem
• Omzetrapportage per dag, week, maand of jaar, uitgesplitst per kanaal
• Een klantendatabase waarmee je zelf klantrelaties opbouwt, los van externe platforms
• Een persoonlijke accountmanager die maandelijks rapporteert en kansen signaleert
• 24/7 bereikbaarheid en korte communicatielijnen

Wil je zien hoe ons systeem werkt voor jouw restaurant? Plan een gratis demo en ontdek wat Appsmen voor jou kan betekenen.

Gerelateerde artikelen

• Hoe koppel je een POS-systeem aan een betaalterminal?
• Hoe houd ik bij welke acties of aanbiedingen het beste werken bij mijn klanten?
• Hoe kan ik tijd besparen op mijn administratie voor mijn restaurant?
• Hoe houd ik overzicht over meerdere vestigingen zonder dat het dubbel werk wordt?
• Wat zijn de kosten van een POS-systeem?