Je test een nieuw POS-systeem vóór een drukke periode door alle kernfuncties systematisch na te lopen: van orderontvangst en kassaregistratie tot koppelingen met externe platforms en rapportages. Doe dit minstens een week voor de drukke periode, zodat je genoeg tijd hebt om problemen op te lossen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het testen van je kassasysteem, zodat je volledig voorbereid de piek ingaat.

Welke onderdelen van een POS-systeem moet je vóór de lancering controleren?

Controleer vóór de lancering minimaal de volgende onderdelen: orderontvangst, betalingsverwerking, menuweergave, openingstijden, bezorgzones en rapportagefuncties. Dit zijn de onderdelen die direct van invloed zijn op je dagelijkse operatie en klantervaring. Een fout in een van deze functies tijdens een drukke avond kost je omzet en klanten.

Loop de checklist punt voor punt door:

• Menuweergave: Kloppen alle productnamen, prijzen en categorieën? Zijn uitverkochte items uitgeschakeld?
• Betalingsopties: Werken zowel online als contactloze betalingen correct?
• Openingstijden en bezorgzones: Zijn deze juist ingesteld, inclusief uitzonderingen voor feestdagen?
• Orderbevestigingen: Ontvangen klanten automatisch een bevestiging na hun bestelling?
• Printers en schermen: Komen bestellingen correct aan op de keukenprinter of het keukenbeeldscherm?
• Rapportages: Worden omzetcijfers per kanaal correct bijgehouden?

Neem voor elk onderdeel een testscenario door met een collega als klant. Zo ontdek je problemen voordat een echte klant dat doet.

Hoe test je de koppeling met externe bestelplatforms?

Test de koppeling met externe platforms zoals Thuisbezorgd en Uber Eats door handmatig testbestellingen te plaatsen via elk platform en te controleren of deze correct binnenkomen in je POS-systeem. Controleer daarbij de volledigheid van de orderdata, de verwerkingstijd en de weergave in het overzicht.

Een koppeling die technisch werkt, kan toch fouten bevatten. Let specifiek op:

• Komen productnamen en aantallen exact overeen met wat de klant heeft besteld?
• Worden speciale instructies of allergeneninformatie meegestuurd?
• Verschijnt de bestelling snel genoeg in het systeem om tijdig te kunnen verwerken?
• Klopt de prijs inclusief eventuele platformkortingen of bezorgkosten?

Test elke koppeling apart en noteer eventuele afwijkingen. Controleer ook of een storing op één platform invloed heeft op de werking van andere kanalen in je systeem.

Wat is de beste manier om een POS-systeem te testen zonder echte klanten?

De beste manier om een POS-systeem te testen zonder echte klanten is door een gesimuleerde werkdag te draaien: laat collega’s of medewerkers bestellingen plaatsen via alle kanalen terwijl de keuken en het kassasysteem normaal draaien. Dit geeft je een realistisch beeld van hoe het systeem presteert onder normale omstandigheden.

Gebruik hiervoor een gestructureerde aanpak:

1. Stel een testscenario op met een realistische mix van bestellingen: kleine orders, grote orders, afhaalbestellingen en bezorgbestellingen.
2. Laat meerdere bestellingen tegelijk binnenkomen om te zien hoe het systeem omgaat met gelijktijdige input.
3. Test uitzonderingen zoals annuleringen, wijzigingen en terugbetalingen.
4. Controleer de output op elk punt: ontvangst, verwerking, bevestiging en rapportage.

Doe deze simulatie op een rustig moment, zodat je de tijd hebt om alles zorgvuldig te observeren. Leg bevindingen vast en bespreek ze direct met je softwareleverancier als je iets onverwachts tegenkomt.

Hoe weet je of je kassasysteem bestand is tegen piekdrukte?

Je weet of je kassasysteem piekdrukte aankan door te testen met een hoog volume aan gelijktijdige bestellingen en te meten of de verwerkingssnelheid, stabiliteit en overzichtelijkheid op peil blijven. Let op vertraging in het laden van schermen, trage bevestigingen en foutmeldingen die bij lagere belasting niet optreden.

Piekdrukte is meer dan alleen veel bestellingen tegelijk. Het systeem moet ook stabiel blijven als:

• Meerdere medewerkers tegelijkertijd het systeem gebruiken
• Bestellingen binnenkomen via meerdere kanalen tegelijk
• Klanten wijzigingen doorvoeren of annuleren tijdens een drukke avond
• Rapportages worden opgevraagd terwijl orders nog worden verwerkt

Simuleer een drukke vrijdagavond door in een korte periode zo veel mogelijk testbestellingen te plaatsen. Noteer hoelang het duurt voordat een bestelling zichtbaar is in het systeem en of er vertraging optreedt. Als het systeem tijdens de test al traag reageert, is dat een duidelijk signaal om dit voor de piekperiode op te lossen.

Wat doe je als je POS-systeem fouten vertoont vlak voor een drukke periode?

Als je POS-systeem fouten vertoont vlak voor een drukke periode, neem dan direct contact op met je softwareleverancier, documenteer de foutmeldingen zo concreet mogelijk en vraag om een spoedoplossing. Stel ondertussen een noodprocedure in voor het geval het systeem tijdelijk uitvalt, zodat je operatie niet stilvalt.

Handel stap voor stap:

1. Documenteer de fout: Maak screenshots of noteer de exacte foutmelding, het tijdstip en de stappen die eraan voorafgingen.
2. Neem direct contact op met je leverancier: Geef aan dat de drukke periode nadert en dat een snelle oplossing noodzakelijk is.
3. Bepaal de impact: Is het een kleine weergavefout of raakt het de kernfunctionaliteit zoals orderontvangst of betaling?
4. Activeer een tijdelijke noodprocedure: Zorg dat medewerkers weten hoe ze telefonische bestellingen kunnen verwerken als het systeem tijdelijk niet beschikbaar is.
5. Test opnieuw na de fix: Zodra de leverancier een oplossing heeft doorgevoerd, herhaal je de relevante testscenario’s voordat je live gaat.

Wacht nooit af en hoop dat het vanzelf beter gaat. Een onopgeloste fout in je POS-systeem tijdens een drukke avond kost je niet alleen omzet, maar ook klantvertrouwen.

Hoe Appsmen POS je helpt bij het testen en beheren van je kassasysteem

Een goed POS-systeem testen is eenvoudiger als het systeem zelf transparant en overzichtelijk is gebouwd. Appsmen POS biedt precies dat: een centrale plek waar alle bestellingen binnenkomen, ongeacht het kanaal. Dat maakt testen concreet en beheersbaar.

Wat je met ons POS-systeem kunt doen:

• Alle kanalen in één overzicht beheren: eigen bestelsite, app, Thuisbezorgd en Uber Eats komen samen in één dashboard
• Openingstijden, bezorgzones en prijzen eenvoudig instellen en direct testen
• Gedetailleerde rapportages per kanaal opvragen, zodat je direct ziet waar orders vandaan komen en hoe het systeem presteert
• Telefonische bestellingen handmatig invoeren als aanvulling op je online kanalen
• Klantdata centraal beheren voor gerichte communicatie via nieuwsbrief of sms

Wil je zien hoe ons systeem werkt vóór je een drukke periode ingaat? Plan een gratis demo en we laten je stap voor stap zien hoe je het systeem test en optimaal instelt.

Gerelateerde artikelen

• Hoe lang duurt het om een nieuw POS-systeem te implementeren in een afhaalrestaurant?
• Voldoet een POS-systeem aan de AVG voor afhaalrestaurants?
• Hoe koppel je een POS-systeem aan een betaalterminal?
• Waarom heb ik geen duidelijk totaalbeeld van mijn dagomzet?
• Wat kan ik doen om inzicht te krijgen in wat klanten samen vaak bestellen?